Latest Article Get our latest posts by subscribing this site
วิธีการพิมพ์หนังสือราชการ โดยใช้โปรแกรม Microsoft word
โดย..คุณเบญจมาส ชมภูทิพย์
ขั้นตอนการปฏิบัติ
1. หลังจากติดตั้งโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงร่างงานที่จะทำการบันทึก
2. เข้าโปรแกรม Microsoft Word โดยคลิกที่ปุ่ม Start เลือก Programs จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft Office แล้วคลิกที่ Microsoft Word
- จากนั้นจะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word ขึ้นมา ดังรูป
3. ตั้งกั้นหน้าและก้นหลังของเอกสาร
3.1 คลิกที่ปุ่มแฟ้ม เลือก ตั้งค่าหน้ากระดาษ
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านบน 1.02 เซนติเมตร
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านล่าง 1 เซนติเมตร
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านซ้าย 3.17 เซนติเมตร
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านขวา 1.5 เซนติเมตร
แล้วกดปุ่ม ตกลง
4. การสร้างหัวกระดาษบันทึกข้อความหนังสือราชการภายใน
4.1 คลิกไปที่ตาราง เลือก แทรก เลือก วาดตาราง
ตารางที่ 1 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง เพื่อนำครุฑที่มีขนาด กว้างและยาว1.5 เซนติเมตร ที่ทำการสแกนเก็บไว้ใน My Document นำเข้ามาวางไว้ในคอลัมน์ที่ 1
- การนำครุฑเข้ามาใส่ในคอลัมน์ที่ 1 โดยการคลิกที่ปุ่มแทรก เลือก รูปภาพ เลือก ภาพจากแฟ้ม เลือก ภาพที่เก็บไว้ใน My Document เป็นภาพครุฑ เลือก แทรก
- ใส่คำว่า “บันทึกข้อความ” ด้วยตัวอักษร Cordia new ขนาด 48 ตัวหนา
ตารางที่ 2 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง
- คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ส่วนราชการ” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 2 ใส่ กอง/สำนัก/เบอร์ติดต่อภายใน/ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ตารางที่ 3 จำนวนคอลัมน์ 4 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง
- คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ที่” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 2 ใส่ ตัวย่อของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ (คือ กษ) ตามด้วยเลขที่ของกอง ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 16 ตัวปกติ
- คอลัมน์ที่ 3 ใส่คำว่า “วันที่” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 4 ใส่ เดือน/ปี ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
ตารางที่ 4 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง
- คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “เรื่อง” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 2 ใส่ ชื่อเรื่อง ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
4.2 การปรับความกว้างของคอลัมน์ ในตาราง
- โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านขวาของคอลัมน์ ที่ต้องการปรับความกว้าง
(ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
(ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
- เมื่อลากเมาส์ไปทางซ้ายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพิ่มขนาดของคอลัมน์
ตามต้องการ
ตามต้องการ
4.3 การปรับความสูงของแถว ในตาราง
- โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านล่างหรือบนของแถว (ให้ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศร
สองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
- เมื่อลากเมาส์ขึ้นบนเพื่อลดความสูง หรือลากลงล่างเพื่อเพิ่มความสูงของแถว
5. ปัดหนึ่งบิดสอง พิมพ์เรียน
- การปิดหนึ่งบิดสองโดยการคลิกที่ปุ่ม รูปแบบ เลือก ย่อหน้า เลือก ระยะห่าง เลือก ก่อนหน้า 12 พ.
6. ปัดหนึ่งบิดสอง พิมพ์เนื้อเรื่อง
7. ย่อหน้าทุกครั้ง ต้องห่างจากขอบด้านขวา 13 ตัวอักษร
8. พิมพ์เนื้อเรื่องในย่อหน้าที่หนึ่ง และย่อหน้าที่สองเสร็จแล้ว ปัดหนึ่งบิดสอง พิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย
9. เมื่อพิมพ์เนื้อเรื่องเสร็จสิ้น ทำการบันทึก (Save) ข้อมูล
- สำหรับการบันทึกเอกสารที่มีอยู่แล้ว คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึก หรือคลิกที่สัญลักษณ์
บน
แถบเครื่องมือมาตรฐาน
บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน
- สำหรับการบันทึกเอกสารที่ยังไม่มีที่เก็บ คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึกเป็น
- ในกล่อง เก็บเป็นชนิด ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่เข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ได้แก่ Word Document
- คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึก (Save) ข้อมูล
10. การพิมพ์เอกสารอองทางเครื่องพิมพ์
- เมื่อทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะทำการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
- คลิกเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้อง
- คลิกเลือก ในช่องของหน้า คือ ทั้งหมด หน้าปัจจุบัน หรือระบุเลขหน้าที่ต้องการพิมพ์ก็ได้
- คลิกเพื่อกำหนดคุณสมบัติให้กับเครื่องพิมพ์
- ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกมามากกว่าหนึ่ง ก็ให้ป้อนจำนวนชุดของเอกสารลงไปในช่องจำนวนสำเนา
- คลิกที่ปุ่ม ตกลง นำเอกสารที่พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชาต่อไป
11. การทำสำเนาหนังสือ ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ครุฑ แล้วกดปุ่ม Delete ส่วนบันทึกข้อความ, ส่วนราชการ, ที่, วันที่ และเรื่อง ให้นำเมาส์ไปคลุมข้อความดังกล่าว แล้วคลิกไปที่ 
เลือก สีขาว ตามลำดับ
เลือก สีขาว ตามลำดับ
- พิมพ์คำว่า ร่าง , พิมพ์ ,ทาน , ตรวจ หรือพิมพ์ , ทาน , ตรวจ บริเวณท้ายกระดาษ ชิดกั้นขอบด้านขวา แต่ควรห่างจากท้ายกระดาษประมาณ หนึ่งนิ้ว
- การทำสำเนาหนังสือ เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องทำการบันทึก (Save) ข้อมูล
12. ออกจากโปรแกรมการใช้งาน คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก จบการทำงาน
หมายเหตุ : ข้อมูลอ้างอิงจากแบบประเมินผลงานเพื่อเลื่อนตำแหน่ง (ปี 2551) ของ คุณเบญจมาส ชมภูทิพย์
