โดย..คุณเบญจมาส ชมภูทิพย์
ขั้นตอนการปฏิบัติ
1. หลังจากติดตั้งโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงร่างงานที่จะทำการบันทึก
2. เข้าโปรแกรม Microsoft Word โดยคลิกที่ปุ่ม Start เลือก Programs จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft Office แล้วคลิกที่ Microsoft Word
- จากนั้นจะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word ขึ้นมา ดังรูป
3. ตั้งกั้นหน้าและก้นหลังของเอกสาร
3.1 คลิกที่ปุ่มแฟ้ม เลือก ตั้งค่าหน้ากระดาษ
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านบน 1.02 เซนติเมตร
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านล่าง 1 เซนติเมตร
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านซ้าย 3.17 เซนติเมตร
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านขวา 1.5 เซนติเมตร
แล้วกดปุ่ม ตกลง
4. การสร้างหัวกระดาษบันทึกข้อความหนังสือราชการภายใน
4.1 คลิกไปที่ตาราง เลือก แทรก เลือก วาดตาราง
ตารางที่ 1 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง เพื่อนำครุฑที่มีขนาด กว้างและยาว1.5 เซนติเมตร ที่ทำการสแกนเก็บไว้ใน My Document นำเข้ามาวางไว้ในคอลัมน์ที่ 1
- การนำครุฑเข้ามาใส่ในคอลัมน์ที่ 1 โดยการคลิกที่ปุ่มแทรก เลือก รูปภาพ เลือก ภาพจากแฟ้ม เลือก ภาพที่เก็บไว้ใน My Document เป็นภาพครุฑ เลือก แทรก
- ใส่คำว่า “บันทึกข้อความ” ด้วยตัวอักษร Cordia new ขนาด 48 ตัวหนา
ตารางที่ 2 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง
- คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ส่วนราชการ” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 2 ใส่ กอง/สำนัก/เบอร์ติดต่อภายใน/ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ตารางที่ 3 จำนวนคอลัมน์ 4 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง
- คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ที่” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 2 ใส่ ตัวย่อของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ (คือ กษ) ตามด้วยเลขที่ของกอง ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 16 ตัวปกติ
- คอลัมน์ที่ 3 ใส่คำว่า “วันที่” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 4 ใส่ เดือน/ปี ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
ตารางที่ 4 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง
- คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “เรื่อง” ด้วยตัวอักษร Angsana newขนาด 18 ตัวหนา
- คอลัมน์ที่ 2 ใส่ ชื่อเรื่อง ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
4.2 การปรับความกว้างของคอลัมน์ ในตาราง
- โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านขวาของคอลัมน์ ที่ต้องการปรับความกว้าง
(ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
(ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
- เมื่อลากเมาส์ไปทางซ้ายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพิ่มขนาดของคอลัมน์
ตามต้องการ
ตามต้องการ
4.3 การปรับความสูงของแถว ในตาราง
- โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านล่างหรือบนของแถว (ให้ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศร
สองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
- เมื่อลากเมาส์ขึ้นบนเพื่อลดความสูง หรือลากลงล่างเพื่อเพิ่มความสูงของแถว
5. ปัดหนึ่งบิดสอง พิมพ์เรียน
- การปิดหนึ่งบิดสองโดยการคลิกที่ปุ่ม รูปแบบ เลือก ย่อหน้า เลือก ระยะห่าง เลือก ก่อนหน้า 12 พ.
6. ปัดหนึ่งบิดสอง พิมพ์เนื้อเรื่อง
7. ย่อหน้าทุกครั้ง ต้องห่างจากขอบด้านขวา 13 ตัวอักษร
8. พิมพ์เนื้อเรื่องในย่อหน้าที่หนึ่ง และย่อหน้าที่สองเสร็จแล้ว ปัดหนึ่งบิดสอง พิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย
9. เมื่อพิมพ์เนื้อเรื่องเสร็จสิ้น ทำการบันทึก (Save) ข้อมูล
- สำหรับการบันทึกเอกสารที่มีอยู่แล้ว คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึก หรือคลิกที่สัญลักษณ์
บน
แถบเครื่องมือมาตรฐาน
บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน
- สำหรับการบันทึกเอกสารที่ยังไม่มีที่เก็บ คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึกเป็น
- ในกล่อง เก็บเป็นชนิด ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่เข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ได้แก่ Word Document
- คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึก (Save) ข้อมูล
10. การพิมพ์เอกสารอองทางเครื่องพิมพ์
- เมื่อทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะทำการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
- คลิกเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้อง
- คลิกเลือก ในช่องของหน้า คือ ทั้งหมด หน้าปัจจุบัน หรือระบุเลขหน้าที่ต้องการพิมพ์ก็ได้
- คลิกเพื่อกำหนดคุณสมบัติให้กับเครื่องพิมพ์
- ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกมามากกว่าหนึ่ง ก็ให้ป้อนจำนวนชุดของเอกสารลงไปในช่องจำนวนสำเนา
- คลิกที่ปุ่ม ตกลง นำเอกสารที่พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชาต่อไป
11. การทำสำเนาหนังสือ ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ครุฑ แล้วกดปุ่ม Delete ส่วนบันทึกข้อความ, ส่วนราชการ, ที่, วันที่ และเรื่อง ให้นำเมาส์ไปคลุมข้อความดังกล่าว แล้วคลิกไปที่ 
เลือก สีขาว ตามลำดับ
เลือก สีขาว ตามลำดับ
- พิมพ์คำว่า ร่าง , พิมพ์ ,ทาน , ตรวจ หรือพิมพ์ , ทาน , ตรวจ บริเวณท้ายกระดาษ ชิดกั้นขอบด้านขวา แต่ควรห่างจากท้ายกระดาษประมาณ หนึ่งนิ้ว
- การทำสำเนาหนังสือ เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องทำการบันทึก (Save) ข้อมูล
12. ออกจากโปรแกรมการใช้งาน คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก จบการทำงาน
หมายเหตุ : ข้อมูลอ้างอิงจากแบบประเมินผลงานเพื่อเลื่อนตำแหน่ง (ปี 2551) ของ คุณเบญจมาส ชมภูทิพย์
_____
