ในยุค Digital Transformation หลายองค์กรมองข้ามเรื่องการพิมพ์ไป แต่รู้หรือไม่ว่า วิธีสร้าง Smart Printing ที่วัดผลได้จริง สามารถช่วยลดต้นทุนได้มากกว่า 30% และยังเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลสำคัญได้อีกด้วย
ทำไมต้องเป็น Smart Printing?
การพิมพ์แบบเดิมมักประสบปัญหา "พิมพ์ทิ้งพิมพ์ขว้าง" หรือการไม่ทราบต้นทุนที่แน่ชัด การเปลี่ยนมาใช้ระบบ Smart Printing จะช่วยให้เราสามารถติดตาม (Track) และวิเคราะห์ข้อมูลการใช้งานได้อย่างแม่นยำ
3 ขั้นตอนหลักในการสร้างระบบที่วัดผลได้
- การใช้ระบบ Centralized Management: ติดตั้ง Software สำหรับควบคุมเครื่องพิมพ์ทุกเครื่องในเครือข่ายเดียว เพื่อดูสถานะการใช้งานแบบ Real-time
- ระบบยืนยันตัวตน (User Authentication): ใช้บัตรพนักงานหรือ PIN Code ก่อนสั่งพิมพ์ เพื่อลดปัญหาเอกสารค้างที่เครื่องและวัดผลรายบุคคลได้
- Data Analytics Dashboard: สรุปยอดการใช้งานรายเดือน แบ่งตามแผนก หรือประเภทเอกสาร เพื่อนำมาวิเคราะห์จุดที่สิ้นเปลือง
"หัวใจสำคัญของการวัดผล คือการมีข้อมูล (Data) ที่ถูกต้อง เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่แม่นยำ"
Key Metrics ที่ต้องติดตาม
- Cost Per Page (CPP): ต้นทุนต่อแผ่นที่แท้จริงรวมค่าหมึกและกระดาษ
- Print Volume by Department: แผนกไหนใช้งานสูงสุด และมีความจำเป็นแค่ไหน
- Waste Reduction: จำนวนกระดาษที่ลดได้หลังจากใช้ระบบ Smart Print
การเริ่มทำ Smart Printing ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแค่เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมและวางระบบการวัดผลให้ชัดเจน ตั้งแต่วันแรกที่คุณเริ่มวัดผล คุณจะเห็นโอกาสในการประหยัดงบประมาณอย่างมหาศาล
Smart Printing, ลดต้นทุน, เทคโนโลยีการพิมพ์, ระบบจัดการเอกสาร
_____
